Come gestire le note spese con la tecnologia di N2F. A nessuno piacciono le note spese. Questo almeno è quanto potrebbe dire un lavoratore, se venisse intervistato e fosse protetto da anonimato. Il motivo è semplice: di media a fine mese questo lavoratore deve passare ore a cercare ricevute e a controllare le bollette delle carte di credito. Lo stesso tipo di discorso vale anche per il team finanziario, che deve inseguire quegli stessi dipendenti per le prove di acquisto e inserire manualmente centinaia di righe in un foglio di calcolo.
Anche il ragioniere stesso, il quale ha solo bisogno che tutto sia fatto correttamente e non riesce a capire perché i codici siano un disastro. Le note spese sono per la maggior parte dei casi un’attività noiosa che devono però essere compilate con attenzione e cura dei dettagli, visto che non si possono certo evitare. Ci sono modi per rendere questo processo meno doloroso. In questo articolo andremo a vedere come l’automazione delle spese può aiutare le aziende in modo efficace.
Ci sono ambiti di tipo lavorativo e aziendale dove è prevista per il dipendente la possibilità di muoversi dalla propria sede aziendale ed effettuare delle trasferte che rientrano nella prassi dello svolgimento delle proprie mansioni. Il lavoratore deve produrre una documentazione delle proprie spese, al fine di essere in seguito rimborsato.
Tutto questo fino a qualche anno fa veniva compilato e realizzato a mano. Oggi invece anche gli uffici contabili e di ragioneria fanno largo utilizzo di software di app per le note spesa digitali. Ed è proprio in funzione di tutto questo che sono nati i software il cui scopo è quello di semplificare e ridurre i tempi per la gestione digitale e telematica delle note di spesa.
Che cos’è l’automazione delle spese
L’automazione delle spese consente di eliminare gli aspetti più dolorosi dell’archiviazione e dell’elaborazione delle note spese. Sostituisce le affermazioni cartacee o Excel che la maggior parte dei dipendenti conosce troppo bene, in genere con un’app di gestione della spesa che guida l’utente attraverso ogni attestazione.
Perché i resoconti automatici delle spese sono più funzionali
Pochi processi aziendali sono più deludenti delle note spese. Chiediamo ai dipendenti di pagare con i propri soldi, quindi punirli efficacemente ulteriormente con scartoffie solo per riavere i loro soldi. E peggio ancora, queste scartoffie finiscono sulla scrivania del loro manager, anche del team finanziario e del contabile.
La tecnologia di N2F a servizio delle imprese
La tecnologia di N2F nasce per risolvere il discorso delle note spesa, attraverso un software gestionale di ultima generazione. la realizzazione di una nota spesa prevedeva la conservazione degli scontrini, fatture e di ogni voce che poteva rientrare, secondo le regole aziendali stabilite in precedenza in una nota spesa. Questo prevede ogni tipo di spesa, dal carburante ai pasti consumati, che viene stabilito in precedenza.
Meno errori, più efficienza
Il 20% delle note spese è archiviato in modo errato. Questi errori si sommano e possono diventare una seria perdita di tempo per i tuoi team. E questo presuppone che tu colga questi errori in primo luogo.
Poiché gli strumenti di automazione guidano i dipendenti attraverso i reclami passo dopo passo, è molto più difficile che gli errori sfuggano. E questi strumenti sono dotati di tecnologia OCR che legge le ricevute per te e garantisce che corrispondano alla richiesta.
Semplice e veloce da archiviare
Anche supponendo che ogni nota spese sia perfetta, l’invio richiede comunque troppo tempo. I membri del team devono trovare il modello di rapporto, compilarlo riga per riga, rintracciare le ricevute, controllare ogni dettaglio e individuare la persona giusta a cui inviarlo.
Ricapitolando
Oggi la gestione delle note spesa può essere più semplice ed efficace grazie alla tecnologia digitale di software e di app per smartphone e tablet. N2F propone un servizio agile che può essere utilizzato sia tramite Google Play Store, per dispositivi Android, sia attraverso l’App Store di Apple, per quelli di tipologia iOS.
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